DSGVO-Manager

Neu: Lizenzschlüssel im gemeinsamen Datenordner. Arbeiten mehrere Arbeitsplätze mit demselben Datenordner (Netzlaufwerk oder synchronisierter Ordner), muss der Lizenzschlüssel nur noch an einem Arbeitsplatz eingetragen werden. Er steht dann zusätzlich in der Datendatei, bei eingeschalteter Verschlüsselung verschlüsselt, und die anderen Arbeitsplätze übernehmen ihn beim Start, geprüft wie ein eingetippter Schlüssel. Ein Arbeitsplatz ohne Schlüssel kommt über Einstellungen → Lizenz → „Gemeinsamen Ordner öffnen …“ dazu. Der Schlüssel steht auch in den Tagessicherungen, im JSON-Export nie. Schlüssel der Externen DSB Edition werden nicht in die Datendatei geschrieben.

Behoben: In der Desktop-Fassung für Windows und Mac erschienen die Rückfragen vor dem Löschen, Zurücksetzen und Wiederherstellen nicht, und die Handlung wurde ohne Bestätigung ausgeführt. Betroffen waren 24 Stellen, darunter das Löschen von Verarbeitungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Auftragsverarbeitern, Beschäftigten, Schulungen, Einwilligungen und DSB-Meldungen, das Zurücksetzen der TOM-Zustände und des Brandings, die Wiederherstellung einer Sicherung, die Übernahme der Bearbeitung von einem anderen Arbeitsplatz und der Wechsel des Speicherorts. Jetzt erscheint vor jeder dieser Handlungen eine Rückfrage im Programmfenster; „Abbrechen“ und die Esc-Taste ändern nichts. Ursache war eine Änderung in einer mitgelieferten Programmbibliothek. Wer dadurch Einträge verloren hat, findet den früheren Stand in den Tagessicherungen der Vollversion (Einstellungen → Sicherung und Wiederherstellung).

Neu: Das Verarbeitungsverzeichnis bietet 57 Vorlagen statt bisher 25, geordnet in Gruppen von Personal bis KI im Unternehmen und mit Suchfeld; der Einrichtungsassistent nutzt dieselben Gruppen. Neu sind unter anderem Lohn- und Gehaltsabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Hinweisgebersystem, Online-Shop, Microsoft 365, Social-Media-Unternehmensseiten und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen, jeweils mit Rechtsgrundlagen, Löschfristen und einer Begründung zur Datenschutz-Folgenabschätzung. Die Vorlagen stützen sich nicht mehr auf § 26 Abs. 1 BDSG (BAG, Urteil vom 08.05.2025 – 8 AZR 209/21), nennen das TDDDG statt des TTDSG und für das Scoring ab 20.11.2026 § 37a BDSG; strittige Fälle wie Facebook-Fanpages führen den Streitstand und die Folgenabschätzung als „zu prüfen“. Der Knopf „Standard-Vorlagen anlegen“ legt sechs übliche Verarbeitungen, darunter die Lohn- und Gehaltsabrechnung, in einem Schritt an und überspringt vorhandene. Frei eingetragene Betroffene und Empfänger zeigt der Editor jetzt an, sie lassen sich abwählen. Behoben: In der Liste der Betroffenenanfragen stand bei beantworteten oder abgelehnten Anfragen mit vergangener Frist „überfällig“, und die Anfrage selbst zeigte die rote Fristkarte; erledigte Anfragen sind jetzt als erledigt gekennzeichnet. Ein geschlossener Vorfall zeigt keine überzogene 72-Stunden-Frist mehr. Ein Vorfall im Status „gemeldet“ gilt nicht mehr als überzogen, wenn „Gemeldet am“ spätestens am Tag des Fristendes liegt; eine verspätete oder fehlende Meldung bleibt rot. Die Beispieldaten der Muster GmbH führen erledigte Anfragen und Vorfälle nicht mehr als überfällig. In der Liste der Vorfälle heißen die Spalten jetzt „Meldung Art. 33“ und „Info Art. 34“. Für Datenbanken der früheren Master-Edition: Die Mandantenliste auf der Übergangsseite (Knopf „Mandantenliste als Excel“) wird als echte Excel-Arbeitsmappe im Format .xlsx gespeichert, nicht mehr als Excel-XML unter der Endung .xls; Zählwerte stehen als Zahlen in den Zellen, die Kopfzeile ist fett und bleibt beim Scrollen stehen.

Für Externe Datenschutzbeauftragte: Die DSB-Master-Edition wird durch das DSB-Mandanten-Dashboard ersetzt; gespeicherte Mandanten bleiben erhalten und lassen sich übernehmen. Das Dashboard der Externen DSB Edition zeigt die Ampeln aller Mandanten und öffnet jeden in einem eigenen Fenster des DSGVO-Managers mit eigenem Datenordner. Eine bestehende Master-Datenbank zeigt eine Übergangsseite mit der Anleitung zur Übernahme; die Mandantenliste lässt sich dort als Excel speichern. Startet ein Arbeitsplatz ohne Lizenzschlüssel, prüft der DSGVO-Manager vorhandene Daten auch im Standardordner: Mit Lizenz gespeicherte oder eigene Daten bleiben unverändert und nur lesbar, statt dass eine Demo beginnt. Der Fristen-Alarm für Betroffenenanfragen greift jetzt schon ab 7 Tagen Restfrist (bisher ab weniger als 5 Tagen); das Dashboard markiert solche Anfragen ab derselben Schwelle gelb. Dazu aktualisierte Programmkomponenten.

Vor dem Ende Ihres Update-Zeitraums erinnert der DSGVO-Manager Sie 30 und 7 Tage vorher und bietet den Knopf „Updates verlängern“ an: Sie verlängern direkt in der App um 12 Monate für 20 % des Listenpreises Ihrer Edition, frühestens 30 Tage vor Ablauf. Schlüssel der Externen DSB Edition werden erkannt. Das Löschkonzept kennt vier neue Regeln, darunter Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber (6 Monate) und Arbeitszeitaufzeichnungen (2 Jahre); Löschfristen lassen sich jetzt auch in Monaten angeben. Sicherheit: Fehlermeldungen beim Speichern werden bereinigt, bevor die App sie anzeigt. Bitte alle Arbeitsplätze an einem gemeinsamen Datenordner gleichzeitig aktualisieren.

Das Löschkonzept berücksichtigt das Bürokratieentlastungsgesetz: Buchungsbelege bewahren Sie seit 2025 nur noch 8 statt 10 Jahre auf, Ihre eigenen Anpassungen bleiben erhalten. Jede Verarbeitung zeigt jetzt ihre benötigte und erreichte Schutzklasse. Für Ihre Website gibt es einen Katalog mit 37 Diensten und Textvorschlägen für die Datenschutzerklärung. Die Word-Vorlagen sind überarbeitet und ergänzt, unter anderem um einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der sich aus Ihren Angaben zum Dienstleister füllt, eine IT-Sicherheitsrichtlinie, eine KI-Richtlinie und eine Patienteninformation. Behoben: Bestellung DSB, Datenschutzleitlinie und Mitarbeiterverpflichtung enthalten jetzt Ihre Firmendaten. Bitte alle Arbeitsplätze an einem gemeinsamen Datenordner gleichzeitig aktualisieren.

Neu: eine Datenschutz-Grundschulung für Ihre Mitarbeiter, als PDF zum Vortragen oder Verteilen und als PowerPoint zum Anpassen an Ihr Unternehmen. 17 Folien in acht Lektionen, von personenbezogenen Daten über Betroffenenrechte bis zu den Meldepflichten. Sie finden sie unter Mitarbeiter → Schulungen und im Bereich Vorlagen.

Ihre Daten lassen sich jetzt mit einem Passwort schützen: Die Datendatei und ihre Sicherungen werden auf Wunsch AES-256-verschlüsselt gespeichert. Ein Assistent führt beim ersten Start durch die Einrichtung – Speicherort, Verschlüsselung, Stammdaten, Rollen und erste Verarbeitungen. Die Schwellwertanalyse der Datenschutz-Folgenabschätzung fragt jetzt auch die Muss-Liste der Aufsichtsbehörden ab (Art. 35 Abs. 4 DSGVO), und ihr Ergebnis im Bericht stimmt jetzt immer mit der Maske überein. Bitte alle Arbeitsplätze an einem gemeinsamen Datenordner gleichzeitig aktualisieren.

Neu: die 7-Tage-Demo. Ohne Lizenzschlüssel können Sie 7 Tage ab dem ersten Start eigene Daten eingeben und speichern. Word-Export, Dokument-Export, Druck ohne Wasserzeichen und CSV gibt es mit der Lizenz. Nach 7 Tagen bleiben Ihre Daten lesbar.

Die Demo-Fassung ist da: mit Beispieldaten, ohne Registrierung, nichts wird gespeichert. Beim Schließen fragt sie nach einem kurzen Feedback (Gesamteindruck, Freitext, auf Wunsch Ihre E-Mail); übertragen wird nur, was Sie mit „Senden & Beenden“ abschicken. Die Vollversion ist unverändert. Portable Windows-EXE, digital signiert.

Ihr Firmenlogo erscheint jetzt in allen Word- und PDF-Berichten, und die Branding-Einstellung ist über die Einstellungen erreichbar. Neu ist außerdem eine Ablage für unterzeichnete AVV-Verträge und Belege direkt neben der Datenbank — mit einem Dateinamen-Feld bei jedem Auftragsverarbeiter. Wer Mistral als KI-Anbieter nutzt, findet die Datenschutzunterlagen (AVV, Trust Center) jetzt direkt in den Einstellungen verlinkt.

Die Lizenzprüfung der App passt jetzt exakt zu den Schlüsseln, die der Shop ausstellt — vorher wäre ein gekaufter Schlüssel als ungültig abgewiesen worden. Neu: Unter Einstellungen → Lizenz genügen Lizenz-Kennung und Abruf-Token aus der Kaufbestätigung, die App holt den Schlüssel selbst. Kein Abtippen langer Zeichenketten mehr.

Lizenzschlüssel und Editionen kamen hinzu: Ohne Schlüssel läuft die App 30 Tage mit vollem Funktionsumfang. Übersteigt Ihre Mitarbeiterzahl die gekaufte Edition, sind nur noch Änderungen gesperrt — Ansehen, Berichte und Export bleiben möglich, damit Sie Ihre Dokumentationspflichten weiter erfüllen können. Außerdem behoben: Der PDF-Knopf erzeugte in drei Berichten eine Word-Datei.

Die App arbeitet jetzt vollständig offline: alle Programmbibliotheken und Schriften werden mitgeliefert, Google Fonts wurde entfernt — in einem Datenschutz-Werkzeug ein Punkt, der nicht sein darf. Dazu reparierte Dialoge, ein Risiko-Register mit benannten Bewertungsstufen und begründeten Vorschlägen, Beispieldaten auf Knopfdruck, ein Fortschrittsüberblick je Bereich sowie Sicherungen zurückspielen, freier Speicherort und eine Sperrprüfung für den Mehrbenutzerbetrieb.