Aufbewahrungsfristen

Aktualisiert am: 25.08.2026

Aufbewahrungsfristen sind rechtliche Regeln, die festlegen, wie lange Unternehmen personenbezogene Daten speichern dürfen. Nach Ablauf der Frist müssen die Daten gelöscht werden. Die Fristen unterscheiden sich je nach Datentyp: Handelsbriefe und Geschäftsbriefe unterliegen anderen Regeln als Steuerdaten oder Verarbeitungsbelege. Ein transparentes Aufbewahrungskonzept ist Pflicht für jeden Verantwortlichen.

Typische Aufbewahrungsfristen

• Kundenverträge und Geschäftsbriefe: Sechs Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO)
• Steuerdaten: Zehn Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte; acht Jahre für Buchungsbelege (seit 1. Januar 2025); sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 3 AO)
• Bewerbungsunterlagen: Üblicherweise etwa sechs Monate nach der Absage (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG); eine gesetzlich fixierte Frist existiert nicht
• Kreditkartenverbindungen: Nur während aktiver Zahlungen speichern

Löschen vs. Lagerung

Viele Unternehmen speichern länger als nötig, weil sie keinen Überblick über ihre Fristen haben. Ein Datenschutzmanagementsystem mit automatischen Löschfristen verhindert Verstöße und spart Speicherplatz. Manche Unternehmen lagern alte Daten auch in ein Archiv aus, statt sie zu löschen — auch das muss dokumentiert und begrenzt sein.

Automatische Löschung in der Praxis

Viele Unternehmen speichern Daten länger als nötig, weil es einfach bequem ist oder weil niemand die Frist kennt. Ein modernes Datenschutzmanagementsystem löst dieses Problem: Es verwaltet alle Fristen zentral und löscht automatisch nach Ablauf. Das reduziert Speicherplatz, senkt Sicherheitsrisiken und macht Compliance einfach nachweisbar. Bei einer Behördenprüfung zeigt sich sofort: Das Unternehmen hält Fristen ein, nicht aus Zufall, sondern aus System.

Archivierung statt Löschung?

Manche Unternehmen lagern alte Daten statt sie zu löschen — in separate Archive oder Backup-Systeme. Das ist erlaubt, aber: Auch archivierte Daten zählen zu den gespeicherten Daten. Auch sie müssen dokumentiert sein, auch sie müssen nach Frist gelöscht werden. Wer archivierte Daten einfach liegen lässt, macht denselben Fehler wie wer sie in aktiven Systemen speichert. Ein gutes Archivierungskonzept automatisiert auch die Löschung aus Archiven.

Häufige Frage

Was passiert, wenn wir Daten länger speichern als erlaubt?

Das ist ein Verstoß gegen die DSGVO und kann zu Bußgeldern führen. Behörden sehen unnötige Speicherung als Sicherheitsrisiko. Auch Betroffene können Schadensersatz fordern. Die größten Bußgelder entstehen oft durch unverhältnismäßig lange Speicherung.

Verwandte Begriffe

• Datenträgervernichtung — Sichere Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
• Datenschutzmanagementsystem — Rahmen für die Verwaltung und Einhaltung von Fristen.
• Personenbezogene Daten — Jede Angabe, die sich auf eine bestimmbare Person bezieht.